Nous sommes actuellement dans l’ère du numérique et des évolutions technologiques. Notre mode de vie a bien changé ces dernières années. Si autrefois, on avait l’habitude de mettre les données sur du papier, maintenant on les transfère directement sur le serveur avec un ordinateur.
Effectivement, c’est une manière d’immortaliser les données, mais aussi de les rendre accessibles à un plus grand nombre de personnes. Mais comment faire pour numériser d’anciens documents papier ? Pour cela, on peut tout simplement utiliser un scanner. Et pour bien choisir son scanner de document, il faut d’abord revoir certains critères. Voici un guide pour vous aider à choisir le scanner qui vous convient le mieux.
Choisir son scanner selon le type de document à numériser
Il est important de déterminer ses besoins concernant l’utilisation de scanner avant d’en faire l’acquisition. Pour choisir votre scanner de document, demandez-vous d’abord quel type de document vous allez scanner avec. Ainsi, vous allez pouvoir définir le scanner avec les options et les fonctionnalités dont vous aurez besoin.
Pour libérer un peu de place sur votre vieux classeur, il n’est pas forcément nécessaire d’avoir un scanner avec des fonctionnalités de dernier cri, même s’il s’agit d’un gros volume de documents. Dans ce contexte, un scanner classique fera parfaitement l’affaire.
Sinon, pour des documents plus complexes, tels que les documents comprenant des informations digitales, on vous recommande d’opter pour un modèle disposant de fonctionnalités plus avancées (indexation, moteur de recherche, etc.).
Pour les documents contenant des informations professionnelles importantes (dossier bancaire, dossier sur les clients, les partenaires, etc.), le mieux serait d’opter pour un scanner qui s’intégrera au système de l’entreprise.
Le volume à numériser par jour
Un particulier et une entreprise n’ont pas la même fréquence d’utilisation d’un scanner. Le volume de documents qu’ils doivent numériser par jour est différent.
Pour un particulier qui ne réalise que quelques scans par jour, il est inutile d’avoir un appareil capable d’effectuer des centaines de numérisations. Un scanner de bureau est la meilleure option pour un usage occasionnel.
Si vous recherchez un appareil qui a plus de fonctionnalités, avec une vitesse de numérisation plus rapide, mais toujours avec un volume réduit de documents, un appareil professionnel d’entrée de gamme est ce qu’il vous faut.
Pour les entreprises, la fiabilité et la robustesse de l’appareil devraient être au rendez-vous. Seul un scanner professionnel pourrait assurer des centaines de numérisations par jour. Pour choisir un modèle, on vous recommande de vérifier d’abord le cycle de fonctionnement proposé par l’appareil. Ceci vous indique déjà la puissance et la performance de l’appareil.
Attention, le volume de numérisation affiché est souvent le volume maximal que l’appareil peut supporter. Il sera alors mieux de choisir un appareil pour lequel le volume affiché sera bien au-dessus de votre utilisation.
La connectivité de l’appareil
Presque tous les appareils de bureau sont maintenant connectés. Par exemple, vous pouvez programmer une impression ou une numérisation via votre Smartphone. Pour une numérisation optimale, vous pouvez choisir un appareil qui propose une connectivité sur cloud.
Ainsi, vous aurez la possibilité de jouir d’une capacité de stockage plus importante, car vos données seront stockées dans un espace plus large et connecté. Mais c’est aussi un moyen d’améliorer sa productivité, car cette option de stockage est beaucoup plus flexible. À savoir que le scanner qui propose cette option est livré avec un logiciel spécifique.
La reconnaissance optique de caractères
Selon votre utilisation, vous pourriez avoir besoin d’une reconnaissance optique de caractères (OCR) ou non. Il s’agit d’un logiciel particulièrement intéressant qui a la capacité de convertir les images que vous avez numérisées en texte que votre machine pourrait lire par la suite.
Avec cette fonctionnalité, vous pourrez consulter et traiter vos données numérisées sous plusieurs angles, par exemple faire des recherches pertinentes, mais aussi modifier et partager les contenus.
